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Fallstricke bei SAP Adobe Forms vermeiden

Wichtige Hinweise zuer Vermeodung von Fehlern bei der Adobe Forms Implementierung

Immer mehr Unternehmen möchten die neueste Formulartechnologie in Ihrem SAP System nutzen. Gründe SAP Interactive Forms by Adobe ® einzusetzen gibt es reichlich. Unterstützt werden neben PDF und PDF/A auch die Druckformate PCL und PostScript sowie die Etikettenformate DPL, IPL, TPCL und ZPL. Ebenso können Formulare als interaktive Formulare oder Offline Formulare eingesetzt werden.

Oft wird die Komplexität der Einführung dieser neuen Technologie unterschätzt, wodurch eine termingerechte Fertigstellung des Projektes von Anfang an gefährdet wird.

Auch ohne eine geeignete Beratung können zu Projektbeginn noch ermutigende Fortschritte erzielt werden. Das führt oft dazu dass gänzlich auf Spezialisten verzichtet wird.

Doch die früh gemachten Fehler treten dafür im weiteren Projektverlauf umso deutlicher zu Tage und erfordern aufwendige und teure Korrekturen von bereits geleisteten Arbeiten. So kann es zu plötzlichen Schiefständen im Formularlayout kommen, nur weil auch in fernöstlichen Schriftsätzen gedruckt werden soll. Oder die notwendigen Schriftarten für den korrekten Ausdruck eines Einzahlungsscheines (ESR) sind nicht verfügbar. Ebenso ist kein gezieltes Ansteuern des Einzugsschachts möglich, weil vergessen worden ist, die notwenige Konfigurationen auf dem SAP System zu machen.

Die Komplexität dieser neuen Formulartechnik besteht nicht nur darin, dass es einen komplett anderen Ansatz hat wie Sapscript und Smartforms, sondern auch darin das die Architektur vielschichtiger ist.

So wird ein eigener SAP Server mit einem Java Stack als Plattform für den Adobe Document Service (ADS) benötigt. Dieser ist über einen Webservice mit dem Application Server ABAP per http(s) Protokoll verbunden. Beim Druckvorgang werden nun die Daten für das Formularlayout, die Anwendungsdaten und beim Durchlaufen der Formularschnittstelle noch weitere Daten wie z.B. Kopf- und Fussdaten.#

 

ADS Zusammenspiel

Zusammenspiel zur Formularlaufzeit (Aufruf der Adobe Document Service)

 

als XML Datei zusammengebaut und an den ADS per Webservice gesendet.

Der ADS generiert nun anhand der Nutzdaten und des Formularlayouts die PDF Datei. Je nachdem auf welchen Drucker gedruckt wurde, werden zusätzlich die gerätespezifischen Daten (XDC) mitübertragen. Aus diesen Informationen generiert der ADS eine druckerspezifische Datei im Format PCL oder PS bzw. ZPL für Zebra Etikettendrucker. Die generierten Daten werden über den Destination Service wieder zurück an den AS ABAP System übertragen und entsprechend an den Spool bzw. auch das Archivierungssystem weitergeleitet. Da die PDF Datei zu diesem Zeitpunkt schon in der richten Form vorliegt, kann ohne erneut Zugriff auf den Spool diese z.B. als E-Mail Anhang weiterverarbeitet werden.

Bei der Installation des ADS ist es essentiell möglichst eine aktuelle Version der einzelnen Komponenten zu nutzen. Der ADS muss zudem richtig konfiguriert und mit dem Entwicklungswerkzeug „Adobe LiveCycle Designer“ bezüglich der Version korrespondieren.

Erstaunlich oft sieht man, dass Formularentwickler gezwungenermassen einen völlig veralteten LiveCycle Designer auf dem Kundensystem nutzen und bei der Implementierung auf wichtige Vorzüge von aktuelleren Versionen verzichten müssen.

Es liegt in der Verantwortung der SAP Basis des Kunden die korrekten Versionen der Entwicklungswerkzeuge auszuwählen, die dann durch die kundeneigene IT entsprechend verfügbar gemacht werden müssen. Der Formularentwickler ist an dieser Stelle nur Anwender und hat keinen Einfluss auf die Versionsstände der von ihm benötigten Programme.

Ein abteilungsübergreifender Integrationsmanager hilft bei einer präzisen Planung und zielführenden Umsetzung der für die Einführung von SAP Interactive Forms by Adobe notwendigen Schritte.

Bei der Planung der Infrastruktur sollte durch redundante Auslegung des ADS ein ausfallsicherer Betrieb angestrebt werden. Des Weiteren müssen die passenden Versionen des SAP Adobe Document Service und des Adobe LiveCycle Designer ausgewählt, installiert und eingestellt werden. Und nicht zuletzt sind die passenden PDF Gerätetypen der Netzwerkdrucker für einen erfolgreichen „GO LIVE“ entscheidend.

Eine effektive Nutzung von Adobe Forms erfordert vor dem Beginn der Implementierung wenigstens folgende Festlegungen:

  • Definition eines Corporate Design
    • Nur wenn eine genaue Beschreibung für das spätere Layout existiert, können alle Formulare bezüglich ihres Layouts ausgerichtet werden. Formulartemplates können somit helfen bei der Implementierung die vorgegebenen Masse einzuhalten und wiederkehrende Anpassungen am Layout zu minimieren.
  • Festlegung der Dynamisierung von Kopf- und Fussbereich
    • Wurde bereits bei der Festlegung des Corporate Designs die Kopf- und Fussbereiche klar definiert, so kann man die Inhalte dieser dynamisch während der Formularlaufzeit einlesen. Das hat den Vorteil, dass bei Anpassungen wie z.B. Änderung des Firmenlogos nicht in etliche Formulare manuell durch einen Entwickler eingegriffen werden muss, sondern zentral aus dem SAP Repository ersetzt werden kann.SAP Standardtexte können ebenfalls ohne grösseren Aufwand ausgelesen und dynamisch im Kopf- und Fussbereich angezeigt werden. Die Inhalte der Standardtexte lassen sich zudem einfach durch einen autorisierten Benutzer über die Transaktion SO10 anpassen.
  • Zentrale Druckaufbereitung
    • Gemeint ist damit, dass alle Formulare immer einen festgelegten Programmcode durchlaufen. Das kann beispielsweise ein Funktionsbaustein oder eine Klasse sein. Dadurch ist es möglich durch eine Anpassung an nur einer Stelle alle Formulare zu beeinflussen. Ein Beispiel wäre, dass alle Ausdrucke von einem Testsystem ein Wasserzeichen mit einer Bezeichnung wie „Testdruck aus System XY Mandant 888“ vorweisen, damit keine Verwechslung mit den Ausdrucken des produktiven Systems vorkommt.
  • Strategie für die Mehrsprachigkeit
    • Wer schon einmal ein Adobe Forms im SAP übersetzt hat, weiss dass es sehr mühsam ist innerhalb eines sehr langen XML Textes einzelne Wörter in einem Editor übersetzen muss, der sich zudem noch sehr schlecht bedienen lässt. Das lässt sich umgehen, indem man Platzhalter im Formular benutzt, um die Übersetzung aus dem Formular in das SAP Repository verlagert. Doch damit ist es nicht getan. Währungen und Einheiten sind beispielsweise nicht im Formular zu finden, sondern kommen direkt aus der SAP Datenbank, die auch nur dann verfügbar sind, wenn das SAP mit den entsprechenden Sprachpaketen installiert worden ist. Ein nachträgliches Installieren eines Sprachpaketes bedeutet einen erhöhten Aufwand.
  • Korrekte SAP Gerätetypen für die eingesetzten Drucker
    • Nur wenn die Drucker im SAP mit den korrekten Gerätetypen definiert und konfiguriert worden sind, ist auch ein Druck mit den Adobe Forms auf den Druckern möglich. Andernfalls wird auf dem Bildschirm für die meisten Benutzer eine wenig aussagende Fehlermeldung angezeigt. Muss zudem auch noch das Papier für den Drucker aus verschiedenen Einzugsfächern gezogen werden (z.B. für den ESR Schein), so geht kein Weg an der Anpassung der XDC Dateien vorbei.

 

Trotz des grösseren Aufwandes bei der Vorbereitung, ist die neue Formulartechnologie zukunftsweisend und bietet Vorteile gegenüber von Sapscript und Smartforms. SAP selbst liefert überwiegend nur noch Adobe Forms aus, so dass Unternehmen für die Zukunft gerüstet sind.

Eine initiale Beratung durch erfahrene Spezialisten und eine präzise Planung der Formularimplementierung reduziert die Kosten und ist ein entscheidender Baustein für eine planmässige Fertigstellung der Implementierungen.

 

Kontaktieren Sie uns bezüglich Adobe Forms Einführung. Wire beraten Sie gerne.