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SAP Office Document Merger

 

SAP Office Document Merger

Mit dem Office Document Merger ist es möglich Word- und Exceldokumente (Template) aus dem SAP Dokumentenverwaltungssytem (SAP DVS) auszulesen und diese mit Daten aus dem SAP System anzureichern und auf dem Drucker auszugeben. Zusätzlich kann das erzeugte Dokument wieder unter einem eindeutigen Namen im SAP DVS gespeichert und archiviert werden.
 


Wie funktioniert das?
SAP Funktionsbausteine aus dem Standard ermöglichen das Extrahieren der Dokumente aus dem SAP DVS. Dabei können die Eigenschaften der Dokumente wie z.B. Versionsnummer und Freigabestatus geprüft werden und an weitere Bedingungen angeknüpft werden.
Das Office Dokument kann nun durch eine OLE Verbindung und zum Teil durch XML Verarbeitung verändert werden. Dazu werden im ersten Schritt die darzustellenden Daten aus dem SAP System ausgelesen. Die Platzhalter im Worddokument können nun durch die ausgelesenen Daten ersetzt werden. Nach dem das Office Dokument mit den Daten fertig gemischt ist, kann entweder das Office Dokument als Datei abgespeichert werden und/oder an einen Windowsdrucker ausgegeben werden.


 
Wie dynamisch kann man Daten im Office Dokument ersetzen ?
Im Office Dokument werden Platzhalter definiert, die wie folgt aussehen:
Einfache Platzhalter: {>MATNR<} , {>BESACHREIBUNG<} , {>PRUEFLOS<} , ..

Tabellen mit fest definierten Zeilen:
{>VORGANG_P1<} , {>BESCHREIBUNG_P1<}
{>VORGANG_P2<} , {>BESCHREIBUNG_P2<}

Tabellen mit dynamischer Zeilenanzahl:
{>VORGANG_PNN<} , {>BESCHREIBUNG_PNN<}

Im SAP System wird in einer kundeneigener Tabelle die Datenherkunft definiert und der dazugehöriger Platzhalter, der später ersetzt werden soll. Somit können die Mitarbeiter die Ermittlung der Daten beeinflussen als auch das Office Template auf eigene Bedürfnisse wie z.B. Daten und Layout anpassen.

8Dreport
 
Kann man ein Barcode generieren ?
Es ist mit dieser Technik sogar möglich Strichcodes Barcodes wie z.B. EAN 128 auf dem Office Dokument auszugeben. Dazu muss auf dem Frontend Rechner der dazugehörige Barcode als TTF Font installiert sein. Es ist kein Makro oder ein zusätzliche Software notwendig. Barcode Fonts mit GNU Lizenzen sind erhältlich.


Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um den Office Document Merger zu nutzen?

  • SAP ECC 6.0
  • Office muss auf dem Frontendrechner bzw. auf dem Citrix Client installiert sein
  • Ein Windowsdrucker muss auf dem Frontendrechner bzw. Citrix Client installiert sein
  • Für Barcodedruck muss der passende Barcodefont installiert sein


Anwendungsbeispiele:

  • 8D Report
  • Herstellanweisung, welche im validierten Umfeld wie Pharma und Lebensmittel Industrie genutzt wird
  • Das Aussehen des Dokumentes ganz individuell gestaltet werden, solange es den GMP Anforderungen entspricht.
  • Analysezertifikat, welche die genaue Beschreibung eines Produktes und die gemessenen Ergebnisse enthält